5 σημάδια που δείχνουν ότι μια μικρή εργασία απαιτεί μια σαφή απόφαση

Μερικές φορές οι πιο απλές εκκρεμότητες είναι αυτές που μας απασχολούν περισσότερο. Όχι επειδή είναι περίπλοκες, αλλά επειδή δεν έχουμε αποφασίσει ακόμα τι να κάνουμε με αυτές. Το να απαντήσουμε σε ένα μήνυμα, να κλείσουμε ένα ραντεβού, να τακτοποιήσουμε ένα συρτάρι ή να επιστρέψουμε ένα δέμα μπορεί να παραμείνει για μέρες στη λίστα χωρίς να προχωράει.

Όταν μια μικρή εργασία επαναλαμβάνεται στο μυαλό σου ή στις υπενθυμίσεις σου, αυτό που λείπει δεν είναι η πειθαρχία, αλλά μια σαφής απόφαση. Παρακάτω, σου λέμε ποια είναι τα σημάδια που δείχνουν ότι δεν χρειάζεσαι πλέον υπενθυμίσεις, αλλά να καθορίσεις τη θέση τους στην ημέρα σου.

1. Το αναβάλλεις, παρόλο που θα σου έπαιρνε μόνο λίγα λεπτά

Ένα εκκρεμές email, ο έλεγχος ενός λογαριασμού ή η αγορά κάτι που έχεις ήδη σημειώσει μπορούν να διευθετηθούν σε λιγότερο από πέντε λεπτά. Αν, παρόλα αυτά, το αναβάλλεις, είναι πιθανό να μην έχεις αποφασίσει πότε και πώς θα το κάνεις. Η συνεχής αναβολή είναι μια ένδειξη ότι η εργασία χρειάζεται ένα καθορισμένο πλαίσιο, να γίνει ένα πρώτο συγκεκριμένο βήμα ή να της ανατεθεί μια συγκεκριμένη ώρα στην ατζέντα σου.

2. Το γράφεις σε διάφορες λίστες, αλλά δεν το ξεκινάς

Όταν μια εκκρεμότητα εμφανίζεται στο σημειωματάριό σου, στην εφαρμογή εργασιών και ακόμη και σε ένα χαρτί κολλημένο στο ψυγείο, αλλά ποτέ δεν την εκτελείς, αυτό που λείπει είναι η σαφήνεια. Δεν είναι πρόβλημα οργάνωσης, είναι έλλειψη αποφασιστικότητας: ποια είναι η προτεραιότητά της; Ποια θέση καταλαμβάνει σε σχέση με άλλα πράγματα; Το να την επαναλαμβάνεις σε διαφορετικές λίστες απλώς αυξάνει την αίσθηση της ψυχικής επιβάρυνσης.

3. Κάθε υπενθύμιση σε ενοχλεί περισσότερο από ό,τι σε βοηθά

Οι ειδοποιήσεις και οι ειδοποιήσεις λειτουργούν όταν η ενέργεια έχει ήδη καθοριστεί. Αν κάθε ειδοποίηση σε ενοχλεί, είναι επειδή η εργασία παραμένει ανεπίλυτη στο μυαλό σου. Αντί να σε παρακινεί, η υπενθύμιση μετατρέπεται σε θόρυβο. Εδώ το μυστικό είναι να σταματήσεις και να αποφασίσεις: θέλεις να το κάνεις σήμερα, να το αναθέσεις σε κάποιον άλλο ή να το διαγράψεις από τη λίστα των εκκρεμοτήτων σου;

4. Δεν ξέρεις ποιο είναι το πρώτο συγκεκριμένο βήμα

Το να τακτοποιήσεις ένα συρτάρι μπορεί να ακούγεται απλό, αλλά αν δεν αποφασίσεις από πού να ξεκινήσεις, μετατρέπεται σε μια ασαφή εργασία. Το ίδιο συμβαίνει και με το να κλείσεις ραντεβού: να τηλεφωνήσεις, να στείλεις μήνυμα, να ψάξεις για διαθεσιμότητα; Η έλλειψη ενός σαφούς πρώτου βήματος είναι ένδειξη ότι πρέπει να καθορίσεις την ελάχιστη ενέργεια που θα σε βάλει σε κίνηση.

5. Στην πραγματικότητα πρέπει να αποφασίσεις αν θα το κάνεις, αν θα το αναθέσεις ή αν θα το παρατήσεις

Ορισμένες μικρές εργασίες παραμένουν εκκρεμείς επειδή δεν έχεις πάρει τη βασική απόφαση: αξίζει τον κόπο να την κάνεις;, μπορεί να την αναλάβει κάποιος άλλος;, έχει χάσει πλέον τη σημασία της; Η επιστροφή ενός πακέτου, για παράδειγμα, μπορεί να είναι επείγουσα ή μπορεί να μην έχει πια σημασία. Το να αναγνωρίσεις αυτό το σημάδι σε βοηθά να απελευθερώσεις νοητικό χώρο και ενέργεια.

Πώς να μετατρέψεις την απόφαση σε δράση;

Όταν εντοπίσετε αυτά τα σημάδια, το πιο χρήσιμο είναι να κάνετε ένα μικρό και συγκεκριμένο βήμα:

• Να μετατρέψεις την εργασία σε μια πρώτη κίνηση (να γράψεις το μήνυμα, να βρεις τον αριθμό, να ανοίξεις το συρτάρι).
• Να ορίσετε μια συγκεκριμένη ημερομηνία στο ημερολόγιό σας.
• Να την ομαδοποιήσετε με άλλες παρόμοιες για να τις λύσετε μαζί.
• Να ζητήσετε βοήθεια αν κάποιος μπορεί να το κάνει καλύτερα ή πιο γρήγορα.
• Να την εξαλείψετε αν δεν έχει πλέον νόημα.

Μια υπενθύμιση είναι χρήσιμη μόνο όταν η ενέργεια που πρέπει να γίνει είναι σαφής. Αν αυτό που λείπει είναι η απόφαση, κάθε ειδοποίηση θα είναι απλώς μια επανάληψη της εκκρεμότητας που δεν έχει επιλυθεί. Η λύση βρίσκεται στο να καθορίσεις ποια θέση θα έχει αυτή η εργασία (ή δεν θα έχει πλέον) στην ημέρα σου. Έτσι, οι μικρές αποφάσεις μετατρέπονται σε ανακούφιση και σε ενέργεια που μπορείς να διαθέσεις για ό,τι έχει πραγματικά σημασία.